Salvare i documenti direttamente in Pdf

La più recente versione di Office ha introdotto nuovi formati di file per documenti e fogli elettronici, che però sono ancora poco diffusi. Per questo si preferisce salvare i propri file di Word ed Excel in Pdf. Inviandoli in questo diffuso formato si è anche sicuri che nessuno possa apportare modifiche ai documenti. Un componente aggiuntivo gratuito fornito da Microsoft per Office 2007 integra un convertitore Pdf direttamente nelle applicazioni di Office.
Installazione: lanciare Word 2007 e fare clic sul pulsante Office per integrare la funzione addizionale. Spostare il puntatore del mouse su Salva con nome, poi a destra fare clic su Trova Componenti aggiuntivi per altri formati file. Si aprirà la Guida di Word: fare clic su Installazione e utilizzo del componente aggiuntivo Pubblica come PDF o XPS fornito da Microsoft, poi su Componente aggiuntivo di Office 2007: Salvataggio in formato PDF o XPS. Il browser caricherà la pagina Componente aggiuntivo di Office 2007: Salvataggio in formato PDF o XPS. Microsoft controllerà se si sta utilizzando
una versione autorizzata di Office prima di far scaricare il plug-in. Il controllo è obbligatorio, dunque si dovrà fare clic su Continua e installare il componente Office Genuine
Advantage. Se il test di genuinità ottiene risultati positivi, sarà possibile scaricare il file SaveAsPDFandXPS.Exe sul proprio pc facendo clic su Download. Fare doppio clic sul file scaricato
e seguire le istruzioni della procedura guidata di installazione. Infine, si dovrà accettare l’accordo di licenza che autorizza l’utente a utilizzare il componente aggiuntivo con una versione legale di Office 2007.
Salvare in Pdf: nel menù Salva con nome che appare facendo clic sul pulsante Office ora sarà disponibile la voce PDF o XPS. Selezionandola, si aprirà la finestra Pubblica come PDF o XPS: selezionare il percorso di salvataggio, dare un nome al documento e controllare che in Salva come sia selezionato il formato Pdf. Ulteriori impostazioni per il formato Pdf sono disponibili facendo clic sul pulsante Opzioni. Infine fare clic sul pulsante Pubblica per salvare il documento nel formato desiderato.
Nota: il formato Xps (Xml Paper Specification) è un rivale del Pdf creato da Microsoft. Per poter visualizzare i file Xps su pc che non usano Windows Vista sarà necessario scaricare un visualizzatore gratuito dal sito Microsoft.
attenzione: il plug-in non può essere installato in Access.