Salvare le email inviate in una cartella prescelta

Outlook salva le email inviate con i relativi allegati nella cartella Posta inviata. Con il tempo tale cartella assume dimensioni elefantiache. Si è dunque costretti a spostare
regolarmente i messaggi in un’altra cartella, e ciò alla lunga risulta frustrante. Outlook può eseguire automaticamente
questa operazione risparmiando tempo e frustrazione all’utente: selezionare da menù Strumenti/Regole e Avvisi, poi fare clic su Nuova regola e apparirà la finestra Creazione
guidata regole. Qui attivare l’opzione Crea nuova regola (e non quella in base a modello), poi sotto Passaggio 1: selezionare un modello, selezionare la voce Controlla i messaggi dopo l’invio e fare clic su Avanti. Nella schermata
seguente si deve specificare, con l’aiuto di parametri, su quali messaggi Outlook deve applicare le regole. Siccome per questo esempio ci interessano tutte le mail in uscita, saltare la pagina con un clic su Avanti e confermare con Sì la finestra di avviso che appare. Nella schermata seguente sotto “Passaggio 1: selezionare le azioni, attivare la casella Sposta una copia
del messaggio nella cartella specificata. Poi sotto Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic sulla parola Specificata sottolineata in blu nella frase Sposta una copia del messaggio nella casella specificata. Nella finestra seguente selezionare la cartella in cui si desidera salvare le email e confermare con Ok. Tornati al wizard fare clic su Avanti. La pagina delle eccezioni può essere saltata con Avanti oppure è possibile creare impostazioni per evitare che Outlook archivi email che rispondono a determinati parametri. Per esempio selezionare
la casella Tranne i messaggi appartenenti alla categoria Categoria, fare clic sulla scritta blu Categoria nella frase riportata nel Passaggio 2, poi digitare “NA” in Categorie di
appartenenza e fare clic sul pulsante Aggiungi all’elenco. D’ora in poi per evitare che un’email sia archiviata dopo l’invio basta digitare “NA” (che sta per “Non Archiviare”) nel campo Categorie che appare facendo clic sul menù Visualizza/
Opzioni mentre si sta componendo un nuovo messaggio. Nell’ultimo passaggio del wizard assegnare un nome alla regola, per esempio Destinazione email inviate e fare clic su Fine. Chiudere la finestra Regole e Avvisi e fare clic su Ok. La regola che si è creata salverà una copia dei messaggi inviati nella cartella specificata, ma Outlook continuerà a salvarne un’altra copia anche in Posta inviata. Per evitarlo fare clic su Strumenti/Opzioni, andare alla scheda Preferenze e fare clic su Opzioni di posta elettronica. Disabilitare l’opzione Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata e chiudere tutte le finestre di dialogo con Ok.