Editare singoli appuntamenti ricorrenti

Una serie di appuntamenti ricorrenti, per esempio una riunione che avviene solitamente lo stesso giorno della settimana alla stessa ora, può essere creata facilmente con Outlook. Il problema è quando uno degli appuntamenti della serie deve essere editato, per esempio perché in una delle occasioni la riunione viene spostata o annullata del tutto, il tentativo di modifica causa il cambiamento dell’intera serie.
Siccome Outlook gestisce la serie di appuntamenti ricorrenti come un unico elemento, la sola strada percorribile sembra quella di cancellare l’intera serie, ricrearla e definire separatamente gli appuntamenti spostati. Esiste però un sistema meno drastico: esportare i dati del calendario in Excel, modificarli e poi reimportarli in Outlook. Durante l’operazione il programma separa la serie di appuntamenti dividendola in appuntamenti individuali.
Esportare gli appuntamenti: aprire la vista Calendario di Outlook e da menù selezionare File/Importa ed esporta. Dalla lista che appare selezionare la voce Esporta in un file e fare clic su Avanti. Come tipo di file selezionare Microsoft Excel e fare clic su Avanti. Se non si possiede oppure non si vuole usare Excel è anche possibile esportare i dati come Valori separati da virgola (Windows) ed editarli con Blocco Note. Selezionare Calendario come cartella da esportare e fare clic su Avanti. Dare un nome al file da esportare e selezionare il percorso desiderato. Confermare con Fine nel passaggio successivo. Outlook comunicherà che l’esportazione ha delle restrizioni per gli appuntamenti ricorrenti, il che è esattamente quello che si desidera. Siccome le serie infinite non possono essere esportate, lasciare l’appuntamento iniziale nella posizione originale e selezionare un giorno abbastanza lontano nel futuro come fine dell’appuntamento ricorrente. Confermare con Ok.
Editare appuntamenti con Excel: aprire il file esportato con Excel. Ciascun appuntamento apparirà in una riga separata, dove si potrà modificare data e ora o cancellarlo eliminando la relativa riga. Per trovare facilmente una serie di appuntamenti, selezionare da menù Dati/Filtro/Filtro automatico, poi la serie desiderata tramite il campo nella colonna A. Per modificare solo una serie cancellare prima tutte le altre righe della tabella. Salvare il file modificato e chiudere Excel.
Importazione: lanciare Outlook e selezionare File/Importa ed esporta. Selezionare l’opzione Importa dati da altri programmi o file e fare clic su Avanti.