Scrivere email più rapidamente con le voci di glossario

In molti tipi di lavoro si usano spesso le stesse frasi per comunicare; per esempio per invitare i partecipanti a una riunione si invia un’email che ha sempre lo stesso testo. E copiarlo ogni volta dalle vecchie alle nuove email non è certo comodo. Se si usa Word come editor per le proprie email, è possibile sfruttare le voci di glossario che sono di grande aiuto nel creare rapidamente messaggi con testi standardizzati. Outlook 2007 di default è impostato per usare Word come editor, mentre in Outlook 2003 l’impostazione avviene selezionando da menù Strumenti/Opzioni e nella finestra di dialogo, scheda Formato posta, attivare l’opzione Utilizza Microsoft Office Word 2003 per modificare i messaggi di posta elettronica.
DEFINIRE LE VOCI DI GLOSSARIO: per definire le voci di glossario fare clic sull’icona Nuovo messaggio e digitare il testo desiderato per il modulo, poi selezionarlo e con Inserisci/Glossario/Nuovo aprire la finestra di dialogo Crea voce di glossario. Digitare un nome per la nuova voce che la renda facilmente riconoscibile e confermare con Ok.
USARE LE VOCI DI GLOSSARIO: ci sono diverse opzioni per l’utilizzo delle voci di glossario. Posizionare il cursore nel punto desiderato del testo e selezionare Inserisci/Glossario: oltre alle voci fisse Glossario e Nuovo saranno elencate tutte le voci corrispondenti alle voci di glossario create. In alternativa, se il messaggio è in Html è possibile selezionare da menù Inserisci/Campo e, nella finestra che appare, selezionare AutoText dalla lista a sinistra. A destra appariranno tutte le voci di glossario disponibili e con Ok si potranno inserire.
Una possibilità ancora più comoda è scrivere direttamente il nome del modulo nel testo del messaggio. Già dopo aver scritto i primi caratteri Outlook identificherà la voce di glossario e la presenterà come pop-up: con F3 o Invio, si inserirà automaticamente il testo delle voce di glossario. Se invece si continua a scrivere, Outlook farà sparire il suggerimento. Ultima modalità di accesso alle voci di glossario è la barra strumenti Glossario. Per attivarla basta fare clic destro su una delle barre strumenti in alto e selezionare dal menù contestuale la voce Glossario.
NOTA: selezionando Inserisci/Glossario/Glossario si apre la finestra Correzione automatica nella posta elettronica. Qui, nella scheda Glossario, è possibile cancellare una voce di glossario selezionandola dalla lista e facendo clic sul pulsante Elimina. In Outlook 2007 i comandi per i moduli si trovano nella barra multifunzione delle finestre dei nuovi messaggi, nella scheda Inserisci. La voce si attiva solo se il cursore si trova nella finestra di digitazione del messaggio, e si chiama curiosamente Parti rapide. Facendo clic su questa icona Outlook mostra la voce Salva selezione nella raccolta parti rapide assieme ai moduli di testo disponibili per l’inserimento.