Proteggere i documenti dall’accesso di estranei

Word offre un’opzione per proteggere i documenti con una password in modo che non possano essere aperti da estranei.
Sfortunatamente, alcuni editor di testo sono invece in grado di aprire i documenti protetti e visualizzare il testo in essi contenuto, senza digitare alcuna password. La richiesta di password viene ovviamente posta solo se si tenta di aprire un documento protetto con Word. Se lo si apre con un altro editor la password non viene richiesta, ma il documento dovrebbe risultare illeggibile: una serie di caratteri senza senso. Ciò
però avviene solo se è stata attivata l’opzione di crittografia del documento, altrimenti sarà perfettamente leggibile, vanificando la protezione assicurata dalla password. Purtroppo
l’opzione di crittografia è disattivata di default e questo per mantenere la compatibilità con le vecchie versioni di Word (97 e 2000) che non la supportavano.
Ecco come attivare l’opzione: aprire il documento da proteggere, da menù selezionare Strumenti/Opzioni, nella scheda Protezione digitare la password desiderata in Password
di apertura scegliendo una password “robusta”,ovvero formata da almeno otto caratteri che comprendano lettere, numeri e caratteri speciali, poi fare clic sul pulsante Avanzate. Qui nella lista Scegliere un tipo di crittografia si troverà già selezionata l’opzione Compatibile con Office 97/2000, che non applica la crittografia. Fare invece clic su una delle
opzioni più sicure, come le RC4 Enhanced, per esempio RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0. Impostare il
livello di sicurezza con Scegliere la lunghezza della chiave (maggiore è il numero di bit della chiave, maggiore sarà la sicurezza del documento). Word offre anche un’opzione per proteggere le proprietà del documento, ovvero per impedire che possano essere visualizzati in chiaro i dati come nome dell’autore, oggetto, società e altre proprietà. Per attivarla selezionare la casella Crittografa proprietà documento e confermare con Ok. Word chiederà di confermare inserendo
nuovamente la password. Dopo un altro clic su Ok il documento viene salvato in forma criptata. D’ora in poi per aprirlo in Word sarà richiesta la password scelta. Grazie alla crittografia, se viene aperto con un altro editor di testo, il documento risulterà completamente illeggibile.
Nota: Word supporta la crittografia solo a partire dalla versione XP. Le precedenti versioni, per esempio Word 2000 o 97, non consentono di criptare i documenti e non possono nemmeno aprire documenti criptati con versioni successive di Word come quello creato con questo esempio. Anche Excel offre le stesse opzioni di sicurezza a partire dalla versione XP: basta selezionare Strumenti/Opzioni da menù e fare clic sulla
scheda Protezione per accedere alle stesse impostazioni di crittografia viste per Word.